Як фальшиві квитанції стають суттєвим фінансовим ризиком для підприємств

Наближається кінець місяця, а ваша фінансова команда щойно опрацювала стос звітів про витрати. Тисячі квитанцій з обідів, поїздок та витратних матеріалів. Як завжди.

Але що не дає спати фінансовим директорам і менеджерам? Не самі витрати, а зростаючий відсоток шахрайських надходжень, до яких домішується ще й шахрайство. Не всі, але достатньо, щоб мати значення і збільшити ваші накладні витрати.

Ми говоримо про підроблені, шахрайські, сфабриковані документи, які на перший погляд виглядають легітимними. А іноді такі, які навіть ваша поточна система не може виявити.

Як би вам не хотілося цього чути, але ваші процеси виявлення шахрайства не були розроблені з урахуванням цієї загрози.

Однак недовіра до співробітників не є метою цієї статті. Йдеться радше про те, щоб внутрішній контроль за шахрайством не відставав від витончених методів шахрайства, що постійно розвиваються. Наразі більшість підприємств їх не мають.

Давай застрибуй.

---

Основні висновки

• Сучасне шахрайство вийшло за межі очевидних помилок: штучний інтелект і цифрові генератори тепер створюють фальшиві квитанції з ідеальними шрифтами, реальними адресами продавців і дійсними податковими ставками, які легко обходять ручні вибіркові перевірки.

• Покладатися на ручну перевірку в масштабах підприємства - це великий фінансовий ризик, оскільки рівень шахрайства 2% може коштувати великій компанії сотні тисяч доларів невиявлених щорічних збитків.

• Фальшиві квитанції створюють серйозні регуляторні та податкові зобов'язання, що потенційно можуть призвести до несплати податків, проблем із дотриманням стандартів SOX та розкриттям “суттєвих недоліків” під час аудиту.

• Шахрайська документація також тягне за собою операційні витрати, включаючи підрив довіри співробітників, збільшення витрат на аудит та “конкурентні недоліки”, спричинені повільним, надто обтяжливим ручним контролем.

• Автоматизована перевірка виходить за рамки простого читання тексту, аналізуючи метадані, артефакти стиснення та шаблони продавців, щоб виявити невідповідності, невидимі для людського ока.

• TruthScan забезпечує спеціалізований захист у режимі реального часу шляхом перехресного звіряння квитанцій із зовнішніми даними та використання високоточного штучного інтелекту, щоб зупинити шахрайство з відшкодуванням ще до його виплати.

• Використовуючи такий передовий інструмент, як TruthScan, підприємства можуть перейти від реактивного аудиту до проактивної профілактики, гарантуючи, що фінансові команди будуть випереджати методи шахрайства, які швидко змінюються на основі штучного інтелекту.

---

Чому підроблені квитанції є зростаючим ризиком

Раніше створення переконливої фальшивої квитанції було складним і трудомістким процесом. Це вимагало технічних навичок, яких більшість людей не мали. Одне лише тертя було стримуючим фактором.

Це тертя зникло.

Якість також покращилася. Перші підроблені квитанції були очевидні за дивними шрифтами, не вирівняним текстом і неможливими номерами транзакцій. Сучасні інструменти вивчають справжні квитанції, точно відтворюють форматування і генерують правдоподібні ідентифікатори транзакцій.

Штучний інтелект зробив це ще простіше, оскільки великі мовні моделі можуть витягти точне форматування з реального чека і застосувати його до підробленої інформації. Інструменти комп'ютерного зору можуть ідеально підбирати шрифти та макети. Те, що раніше займало годину, тепер займає секунди.

Незручна правда полягає в тому, що більшість компаній все ще покладаються на ручні вибіркові перевірки. Фінансовий спеціаліст може просто проглянути квитанції і знайти очевидні червоні прапорці.

Це працювало, коли фальшиві квитанції були рідкісними і погано зробленими. Зараз це не працює.

Ризик залежить від масштабу вашої організації. Компанія, яка обробляє 10 000 звітів про витрати щомісяця, із середньою сумою відшкодування $200, розраховує на $2 мільйони щомісячних витрат.

Якщо навіть 2% поданих квитанцій є шахрайськими і залишаються невиявленими, це $40 000 щомісяця. Майже півмільйона на рік. З одного вектора атаки.

Більшість підприємств не мають уявлення про реальний рівень шахрайства. Вони знають про випадки, які вони виявляють, але не знають про ті, які вони пропускають.

Поширені способи створення фальшивих квитанцій

Коли ви дізнаєтеся, як виготовляються фальшиві квитанції, стає зрозуміло, чому їх так важко виявити вручну.

• Онлайн-генератори: Ці веб-сайти дозволяють користувачам вводити будь-яку інформацію, яку вони хочуть, і випльовують квитанцію, яка виглядає так, ніби вона надійшла від реального підприємства. Великі мережі. Місцеві ресторани. Заправки. Готелі. Генератори мають шаблони для всіх них. Вони складні. Вони витягують реальні адреси для бізнесу. Вони використовують правильні податкові ставки для цього місця. Вони форматують все відповідно до реальних надходжень від цього продавця. Деякі навіть генерувати QR-коди або штрих-коди, які на перший погляд виглядають законними.
• Програми для редагування фотографій: Хтось починає зі справжньої квитанції, а потім змінює суми або дати за допомогою мобільних інструментів для редагування. Оскільки вони просто змінюють його, підробку стає ще важче виявити, тому що більша частина чеку є справжньою. Зміни можуть бути незначними, наприклад, заміна вечері $47 на $147, зміна дати, щоб вписатися у відрядження, або додавання товарів, які не були придбані. Основний чек є справжнім, тобто він пройшов базові перевірки на справжність.
• Інструменти штучного інтелекту: Генеративний ШІ може створювати чеки з текстових описів. “Згенеруйте чек із стейк-хауса Ruth's Chris у Чикаго, датований 15 березня, вечеря на чотирьох, загальна сума $380”. ШІ вивчає тисячі реальних чеків і створює щось, що статистично не відрізняється від справжнього документа. Ці інструменти розуміють контекст і знають, як форматувати рядки. Вони навчаються на тих самих даних, які ваші співробітники бачать щодня.
• Маніпуляції з принтером: Хтось друкує справжній чек, а потім вдруге друкує поверх нього фальшиву інформацію. Або ж друкують на термопапері, який виглядає так, ніби його видали з касового апарату. Фізичний артефакт здається справжнім, тому що він виготовлений зі справжнього паперу, справжніх чорнил і справжнього термодруку.

Методи розвиваються швидше, ніж можливості виявлення. Поки фінансові команди вчаться виявляти один метод, з'являються ще три.

Ознаки підроблених квитанцій

Фальшиві квитанції залишають сліди. Проблема полягає в тому, що ці індикатори не завжди помітні для людей-рецензентів, особливо при обробці сотень і тисяч квитанцій щомісяця.

• Неузгодженість метаданих є основною ознакою. Цифрові чеки містять вбудовану інформацію про те, коли і як вони були створені. Квитанція, яка нібито отримана з касової системи ресторану, може виявитися створеною в додатку для редагування фотографій минулого вівторка.
• Візуальні артефакти часто з'являються в оброблених або згенерованих зображеннях, наприклад, незвичні схеми стиснення, непослідовні шрифти або вага шрифтів, вирівняний текст або ледь помітні варіації кольору. Вони часто невидимі при звичайних розмірах перегляду, але стають помітними при аналізі.
• Аномалії форматування з'являються, коли хтось використовує шаблон, не розуміючи деталей. Номери транзакцій, які не відповідають фактичному формату продавця, або рядки в неправильному порядку. Справжні чеки відповідають єдиним правилам, оскільки генеруються тими самими системами.
• Неможливі або малоймовірні дані викликає тривогу. Квитанція за сніданок з Лос-Анджелеса о 6 ранку, коли працівник був на зустрічі в Нью-Йорку о 9 ранку за східним часом. Підсумкові суми з круглими цифрами, які рідко зустрічаються в ресторанних рахунках.
• Відсутні елементи перевірки мають більше значення, ніж люди думають. Справжні чеки часто містять деталі, які важко переконливо підробити. Часткові номери кредитних карток. Конкретні імена серверів або ідентифікатори співробітників. Номери столиків. Номери замовлень, які вписуються в певну послідовність. Якщо вони відсутні або не відповідають закономірностям, варто провести розслідування.

Проблема всіх цих індикаторів - масштабність. Підготовлений аналітик може виявити їх, вивчаючи один підозрілий чек. Але ніхто не може застосувати такий рівень ретельності до кожної квитанції у великій організації.

Фінансові та операційні наслідки

Прямі витрати очевидні, але часто недооцінюються. Кожен шахрайський чек - це гроші, які йдуть з компанії за товари чи послуги, які ніколи не були надані. Це не бухгалтерська помилка, яка десь зникне, а фактична втрата.

Але справжні фінансові наслідки виходять за межі номінальної вартості фальшивих квитанцій. Витрати на аудит зростають коли фінансова звітність містить шахрайську документацію.

Зовнішні аудитори витрачають більше часу на перевірку витрат. Команди внутрішнього аудиту присвячують ресурси розслідуванню. Це години, які оплачуються за преміальними ставками або відволікаються від інших пріоритетів.

Точність бюджету страждає коли дані про витрати забруднені шахрайством. Фінансові команди приймають рішення на основі даних про структуру витрат. Якщо ці моделі включають систематичне шахрайство, бюджети розподіляються неправильно.

Страхові внески також можуть бути порушені. Ціни на облігації вірності та страхування від кримінальних злочинів частково залежать від системи контролю за шахрайством в організації та її історії. Задокументоване шахрайство з витратами, особливо якщо воно виявляє систематичні недоліки контролю, може спричинити підвищення тарифів або обмеження покриття.

Операційний вплив поширюється на всю організацію. Моральний дух працівників страждає, коли виявляється шахрайство. Команди, які дотримуються правил, відчувають, що їх ретельно перевіряють.

Довіра між відділами зменшується. Фінансисти стають більш скептичними до законних витрат, що уповільнює відшкодування для всіх.

Накладні витрати на процес зростає, коли організації впроваджують більше засобів контролю у відповідь на шахрайство. Ці заходи уповільнюють законну ділову активність. Відділи продажів довше чекають на відшкодування витрат на відрядження. Керівники проектів стикаються з більшими труднощами при купівлі необхідних матеріалів.

Конкурентний недолік виникає тоді, коли внутрішній контроль стає настільки обтяжливим, що впливає на швидкість ведення бізнесу. Конкуренти з ефективнішими системами виявлення шахрайства можуть розвиватися швидше, оскільки вони менше покладаються на ручний контроль.

Існує також культурні витрати це важко оцінити кількісно, але цілком реально. Організації, які виявляють систематичне шахрайство з витратами, часто надмірно реагують. Вони впроваджують політику, яка передбачає недобросовісність, що створює перешкоди для 98% чесних співробітників, які намагаються викрити 2%, які не є чесними.

Регуляторні та комплаєнс-ризики

Фальшиві квитанції створюють паперові сліди, які можуть спричинити серйозні регуляторні проблеми. Це не лише питання внутрішнього контролю.

Податкові відрахування Витрати, списані на підставі підроблених документів, призводять до відповідальності. Якщо витрати були списані, а згодом виявилося, що вони були неправдивими, компанія може заборгувати податки, штрафи та пеню. Гірше того, якщо аудитори виявлять, що компанія не мала належного контролю, щоб запобігти цьому, вони можуть поставити під сумнів інші відрахування.

Відповідність вимогам SOX вимагає від публічних компаній розкривати суттєві недоліки у системі внутрішнього контролю. Якщо шахрайство з витратами викриває ці недоліки, це може спричинити публічне розкриття інформації, занепокоєння аудиторів і навіть вплинути на ціну акцій.

Галузеві нормативні акти додати ще один рівень. Медичні компанії стикаються з пильною увагою щодо дотримання Закону Старка. Державні підрядники повинні відповідати вимогам FAR. Фірми, що надають фінансові послуги, мають конкретні зобов'язання щодо аудиторського сліду.

Підроблені квитанції ускладнюють дотримання всіх цих вимог, оскільки вони створюють фальшиві записи, які проходять через кілька систем.

Ризики для викривачів зростають, коли працівники знають про шахрайство. Якщо хтось повідомляє регуляторам про шахрайство з витратами, а компанія не може продемонструвати, що вона має розумні засоби контролю, реакція регулятора стає більш суворою.

Захист викривачів означає, що працівники можуть повідомляти про порушення без страху помсти.

Міжнародні операції стикаються з додатковими складнощами. У різних країнах діють різні стандарти щодо документації витрат і запобігання шахрайству. Схема з підробленими квитанціями, яка охоплює кілька юрисдикцій, може спричинити розслідування в кількох країнах одночасно.

Не можна нехтувати репутаційним ризиком. Новини про систематичне шахрайство з витратами набувають широкого розголосу, оскільки викликають питання про те, що ще може бути не так. Клієнти дивуються. Партнери нервують. Співробітники вагаються.

Як підприємствам виявляти фальшиві квитанції

Перехід від ручних вибіркових перевірок до систематичного виявлення вимагає правильних технологій і процесів.

Перевірка отримання ШІ виходить далеко за межі розпізнавання тексту. Він аналізує всю структуру документа, метадані та візуальні невідповідності. Вони порівнюють з відомими шаблонами для тисяч продавців і відмічають аномалії, які ніколи не помітили б люди-рецензенти.

Ці системи з часом стають розумнішими, відходячи від статичних наборів правил, які шахраї можуть навчитися обходити.

Автоматизовані робочі процеси верифікації інтегруватися з існуючими системами управління витратами, позначаючи підозрілі квитанції перед затвердженням. Фінансові команди перевіряють лише ті статті, які потребують людської оцінки, тоді як все інше проходить автоматично.

На відміну від ручної перевірки, система верифікації може аналізувати тисячі квитанцій щодня зі стабільною точністю. 

Перевірка перехресних посилань звіряє квитанції з зовнішніми джерелами даних. Чи дійсно відбулася транзакція? Чи відповідає сума, яку обробив продавець? Чи відповідає позначка часу даним про місцезнаходження? Ці перевірки виявляють шахрайство, яке виглядає бездоганно на папері, але не відповідає дійсності.

Аналіз шаблонів виявляє підозрілу поведінку з плином часу, виявляючи закономірності, які невидимі при перегляді окремих квитанцій, але очевидні при аналізі сукупних даних.

Сповіщення в реальному часі сповіщати фінансові команди про надходження високоризикових квитанцій. Ці сповіщення дозволяють командам проводити розслідування, поки деталі ще свіжі.

Ключовим моментом є автоматичне та безперервне виявлення шахрайства, а не ручне та періодичне. Періодичні перевірки врешті-решт виявляють шахрайство, але безперервний моніторинг запобігає його виникненню в першу чергу.

Переваги автоматизованої перевірки квитанцій

Автоматизація перетворює запобігання шахрайству з реактивного на проактивне. Замість того, щоб виявляти шахрайство під час щорічного аудиту, ви запобігаєте виплаті страхових відшкодувань.

Відшкодування витрат є негайним і суттєвим. Організації, які впроваджують автоматизовану перевірку, зазвичай виявляють, що втрачають від шахрайства з витратами більше, ніж вони могли собі уявити.

Ефективність процесу покращується в усіх напрямках. Фінансові команди витрачають менше часу на рутинну перевірку квитанцій і більше часу на стратегічну діяльність. Затвердження законних витрат відбувається швидше, оскільки підозрілі витрати автоматично відмічаються. Співробітники отримують відшкодування швидше.

Довіра до аудиту зростає, коли ви можете продемонструвати систематичний контроль за шахрайством. Зовнішні аудитори витрачають менше часу на перевірку витрат. Внутрішній аудит може зосередитися на сферах підвищеного ризику. Регуляторні перевірки проходять безперешкодно, тому що у вас є документація про ваше середовище контролю.

Стримуючий ефект не можна недооцінювати. Коли працівники знають, що перевірка квитанцій автоматизована і складна, ризик бути спійманим різко зростає. Усуньте цю можливість, і ви усунете шахрайство.

Якість даних покращується, коли фальшиві квитанції відфільтровуються. Ваша аналітика витрат насправді відображає реальність, і ви можете приймати кращі рішення щодо політики витрат, відносин з постачальниками та розподілу бюджету.

Масштабованість означає, що ваші засоби боротьби з шахрайством зростають разом з ростом організації. Збільшення штату на 1 000 співробітників не вимагає пропорційно більшої кількості спеціалістів з виявлення шахрайства. Система автоматично впорається зі збільшенням обсягу роботи.

Як TruthScan вирішує проблему перевірки чеків у масштабах підприємства

TruthScan був створений спеціально для вирішення проблеми підроблених квитанцій в масштабах, не як доповнення до системи управління витратами, а як спеціально розроблений детектор підроблених квитанцій.

Платформа аналізує кожну квитанцію, проходячи кілька рівнів перевірки. 

• Візуальний аналіз перевіряє наявність артефактів маніпуляцій. 
• Вивчення метаданих показує, як були створені документи. 
• Перевірка формату порівнюється з автентичними шаблонами від тисяч продавців.
• Розпізнавання шаблонів виявляє підозрілу поведінку в усіх заявках.

TruthScan підключається до існуючих платформ управління витратами через стандартні API, автоматично перевіряючи квитанції та повертаючи результати в режимі реального часу без зміни робочих процесів.

Створена для потреб підприємств, вона обробляє великі обсяги даних без затримок, забезпечує аудиторські сліди, а також масштабується та адаптується для різних організацій та регіонів.

Сповіщення про шахрайство з відшкодуванням повідомляють потрібних людей в потрібний час, негайно виявляючи підозрілі надходження для відповідного рівня перевірки на основі факторів ризику та порогових сум.

Найголовніше, що TruthScan розвивається разом з розвитком методів шахрайства. Платформа вчиться на нових шаблонах шахрайства по всій своїй клієнтській базі.

Поговоріть з TruthScan про безпечне управління витратами

Шахрайство з витратами через підроблені квитанції - проблема, яку можна вирішити. 

Необхідно визнати, що ручний контроль, створений для іншої епохи, не зможе запобігти шахрайству з використанням сучасних інструментів. Ваша фінансова команда кваліфікована, але вона не здатна вручну перевіряти автентичність тисяч цифрових документів щомісяця.

TruthScan забезпечує перевірку квитанцій за допомогою штучного інтелекту корпоративного рівня, яка працює в масштабі та зі швидкістю, необхідними для вашої організації.

Ми допомагаємо фінансовим директорам і фінансовим керівникам впроваджувати засоби контролю, які дійсно працюють проти сучасних методів шахрайства.

Якщо ваша організація обробляє великі обсяги витрат і покладається переважно на ручну перевірку, ви можете стати жертвою шахрайства, навіть не підозрюючи про це.

Зверніться за розкладом розмова про те, як впровадити в процес управління витратами сучасні засоби виявлення шахрайства - адже вартість підроблених квитанцій надто висока, щоб покладатися на засоби контролю п'ятирічної давнини.