Как фальшивые квитанции становятся существенным финансовым риском для предприятий

Близится конец месяца, а ваша финансовая служба только что обработала целую стопку отчетов о расходах. Тысячи квитанций об оплате ужинов, поездок и поставок. Все как обычно.

Но что не дает покоя финансовым директорам и менеджерам? Дело не в самих тратах, а в растущем проценте мошеннических поступлений. Не все, но достаточное количество, чтобы иметь значение и нанести урон вашим накладным расходам.

Речь идет о поддельных, мошеннических, сфабрикованных документах, которые на первый взгляд выглядят законными. А иногда и такие, которые даже ваша система не может распознать.

Как бы вам ни хотелось это слышать, но ваши процессы обнаружения мошенничества не были рассчитаны на эту угрозу.

Однако недоверие к сотрудникам не является целью этой заметки. Речь идет скорее о том, чтобы внутренние средства контроля за мошенничеством соответствовали развивающимся изощренным методам мошенничества. Сейчас у большинства предприятий их нет.

Давайте попрыгаем.

---

Основные выводы

• Современное мошенничество вышло за рамки очевидных ошибок: искусственный интеллект и цифровые генераторы теперь создают поддельные чеки с идеальным шрифтом, реальными адресами продавцов и действительными налоговыми ставками, которые легко обходят ручные выборочные проверки.

• Полагаться на ручную проверку в масштабах предприятия - это серьезный финансовый риск, поскольку всего лишь 2% мошенничества может стоить крупной компании сотен тысяч долларов в виде незамеченных ежегодных убытков.

• Фальшивые квитанции создают серьезные регуляторные и налоговые обязательства, потенциально приводящие к возврату налогов, проблемам с соблюдением SOX и раскрытию “существенных недостатков” в ходе аудиторских проверок.

• Мошенническая документация также влечет за собой операционные издержки, включая подрыв доверия сотрудников, увеличение расходов на аудит и “конкурентные преимущества”, вызванные медленным и слишком обременительным ручным контролем.

• Автоматизированная проверка выходит за рамки простого чтения текста, анализируя метаданные, артефакты сжатия и шаблоны продавцов, чтобы выявить несоответствия, невидимые человеческому глазу.

• TruthScan обеспечивает специализированную защиту в режиме реального времени, сверяя квитанции с внешними данными и используя высокоточный искусственный интеллект, чтобы остановить мошенничество с возмещением расходов до того, как они будут выплачены.

• Используя такой передовой инструмент, как TruthScan, предприятия могут перейти от реактивного аудита к проактивному предотвращению, гарантируя, что финансовые команды будут опережать быстро меняющиеся методы мошенничества, основанные на искусственном интеллекте.

---

Почему поддельные квитанции представляют собой растущий риск

Раньше создать убедительную поддельную квитанцию было сложно и долго. Для этого требовались технические навыки, которыми большинство людей не обладали. Уже одно это сдерживало.

Это трение исчезло.

Качество тоже улучшилось. Ранние поддельные квитанции отличались странным шрифтом, неправильным расположением текста и невозможными номерами транзакций. Современные инструменты изучают настоящие квитанции, точно воспроизводят форматирование и генерируют правдоподобные идентификаторы транзакций.

ИИ сделал это еще проще, поскольку большие языковые модели могут извлекать точное форматирование из настоящего чека и применять его к поддельной информации. Инструменты компьютерного зрения могут идеально подбирать шрифты и макеты. То, на что раньше уходил час, теперь занимает секунды.

Неудобная правда заключается в том, что большинство компаний по-прежнему полагаются на ручные выборочные проверки. Сотрудник финансового отдела может просто просмотреть квитанции и найти очевидные "красные флажки".

Это работало, когда поддельные квитанции были редкими и плохо сделанными. Сейчас это не работает.

Риск зависит от масштаба вашей организации. Компания, обрабатывающая 10 000 отчетов о расходах в месяц, со средним возмещением $200, имеет ежемесячный объем расходов в $2 миллиона.

Если даже 2% представленных квитанций являются мошенническими и остаются незамеченными, это $40 000 в месяц. Почти полмиллиона в год. С одного вектора атаки.

Большинство предприятий не имеют представления о реальном уровне мошенничества. Они знают о случаях, которые им удается поймать, но не о тех, которые они пропускают.

Распространенные способы создания фальшивых квитанций

Когда вы узнаете, как изготавливаются фальшивые квитанции, становится понятно, почему их так сложно обнаружить вручную.

• Онлайн-генераторы: Эти сайты позволяют пользователям вводить любую информацию и выдают чек, который выглядит так, как будто он получен в реальном предприятии. Крупные сети. Местные рестораны. Заправочные станции. Отели. Генераторы имеют шаблоны для всех них. Они сложны. Они используют реальные адреса предприятий. Они используют правильные налоговые ставки для данного места. Они форматируют все так, чтобы соответствовать реальным квитанциям этого продавца. Некоторые даже генерировать QR-коды или штрих-коды, которые с первого взгляда выглядят законными.
• Приложения для редактирования фотографий: Кто-то берет настоящий чек, а затем изменяет суммы или даты с помощью мобильных инструментов редактирования. Поскольку они просто изменяют его, подделку становится еще труднее обнаружить, потому что большая часть чека подлинная. Изменения могут быть незначительными: например, ужин $47 заменяется на $147, дата корректируется, чтобы вписать ее в командировку, или добавляются товары, которые не были куплены. Основа чека - подлинная, то есть она проходит основные проверки на подлинность.
• Инструменты искусственного интеллекта: Генеративный ИИ может создавать чеки из текстовых описаний. “Сгенерируйте чек из Ruth's Chris Steakhouse в Чикаго, датированный 15 марта, ужин на четверых, общая сумма $380”. ИИ изучает тысячи реальных квитанций и выдает нечто, статистически неотличимое от подлинного документа. Эти инструменты понимают контекст и знают, как форматировать строчки. Они учатся на тех же данных, которые ваши сотрудники видят каждый день.
• Работа с принтером: Кто-то печатает законный чек, а затем при повторном прохождении печатает на нем поддельную информацию. Или они печатают на термобумаге, которая выглядит так, будто она получена из системы продажи. Физический артефакт кажется настоящим, потому что он сделан из настоящей бумаги, настоящих чернил и настоящей термопечати.

Методы развиваются быстрее, чем возможности их обнаружения. К тому времени, когда финансовые команды научатся распознавать один метод, появятся еще три.

Показатели фальшивых поступлений

Поддельные квитанции оставляют следы. Проблема в том, что эти индикаторы не всегда заметны для человека, особенно при обработке сотен или тысяч квитанций в месяц.

• Несоответствия метаданных являются одной из главных улик. Цифровые квитанции содержат встроенную информацию о том, когда и как они были созданы. Квитанция, якобы полученная из POS-системы ресторана, может быть доказана, что на самом деле она была создана в приложении для редактирования фотографий в прошлый вторник.
• Визуальные артефакты часто появляются в обработанных или сгенерированных изображениях, например, необычные шаблоны сжатия, несоответствующие шрифты или вес шрифта, неправильно выровненный текст или тонкие цветовые вариации. Они часто незаметны при обычном просмотре, но становятся очевидными при анализе.
• Аномалии форматирования появляются, когда кто-то использует шаблон, не разобравшись в деталях. Номера транзакций, которые не соответствуют реальному формату продавца, или строчные пункты, расположенные в неправильном порядке. Настоящие квитанции подчиняются единым правилам, потому что их генерируют одни и те же системы.
• Невозможные или маловероятные данные вызывает тревогу. Чек на завтрак из Лос-Анджелеса в 6 утра, когда сотрудник находился на встрече в Нью-Йорке в 9 утра по восточному времени. Круглые числа, которые редко встречаются в ресторанных счетах.
• Отсутствующие элементы проверки имеют большее значение, чем люди думают. Настоящие квитанции часто содержат детали, которые трудно убедительно подделать. Частичные номера кредитных карт. Конкретные имена серверов или идентификаторы сотрудников. Номера столов. Номера заказов, которые укладываются в определенную последовательность. Если они отсутствуют или не соответствуют шаблону, стоит провести расследование.

Проблема всех этих индикаторов заключается в масштабе. Подготовленный аналитик может обнаружить их при изучении одной подозрительной квитанции. Но никто не может применить такой уровень проверки к каждой квитанции в крупной организации.

Финансовые и операционные последствия

Прямые затраты очевидны, но часто недооцениваются. Каждая поддельная квитанция - это деньги, ушедшие из компании за товары или услуги, которые никогда не были предоставлены. Это не бухгалтерская ошибка, которая где-то числится, а реальные потери.

Но реальные финансовые последствия выходят за рамки номинальной стоимости фальшивых квитанций. Увеличение расходов на аудит когда финансовые записи содержат поддельные документы.

Внешние аудиторы тратят больше времени на проверку расходов. Группы внутреннего аудита выделяют ресурсы на проведение расследований. Эти часы оплачиваются по повышенным тарифам или отвлекаются от других приоритетов.

Страдает точность бюджета когда данные о расходах оказываются заражены мошенничеством. Финансовые команды принимают решения на основе данных о расходах. Если эти данные включают систематическое мошенничество, бюджеты распределяются неверно.

Страховые взносы также могут быть затронуты. Цены на облигации верности и страхование от преступлений частично зависят от системы контроля и истории мошенничества в организации. Задокументированное мошенничество с расходами, особенно если оно выявляет систематические недостатки контроля, может привести к повышению ставок или ограничению покрытия.

Операционные последствия распространяются по всей организации. Моральное состояние сотрудников когда обнаруживается мошенничество. Команды, соблюдающие правила, чувствуют, что их тщательно проверяют.

Доверие между отделами снижается. Финансисты становятся более скептичными в отношении законных расходов, что замедляет их возмещение для всех.

Накладные расходы на процесс увеличивается по мере того, как организации усиливают меры контроля в ответ на мошенничество. Эти меры замедляют законную деловую активность. Отделы продаж дольше ждут возмещения расходов на поездки. Руководители проектов сталкиваются с большими трудностями при покупке необходимых материалов.

Конкурентный недостаток Возникает, когда внутренний контроль становится настолько обременительным, что влияет на скорость бизнеса. Конкуренты с более сильной системой обнаружения мошенничества могут двигаться быстрее, поскольку они меньше полагаются на ручной надзор.

Также есть культурные расходы трудно поддается количественной оценке, но вполне реально. Организации, обнаружившие систематическое мошенничество с расходами, часто реагируют слишком остро. Они внедряют политику, предполагающую недобросовестность, что создает трудности для 98% честных сотрудников, которые пытаются поймать 2% нечестных.

Риски, связанные с нормативно-правовым регулированием и соблюдением требований

Поддельные квитанции создают бумажные следы, которые могут привести к серьезным проблемам с регулированием. Это не просто проблема внутреннего контроля.

Налоговые вычеты Основанные на поддельных документах, подвергают компании риску ответственности. Если расходы были вычтены, а впоследствии выяснилось, что они были ложными, компания может задолжать налоги, штрафы и пени. Хуже того, если аудиторы установят, что компания не имела адекватных средств контроля для предотвращения этого, они могут поставить под сомнение и другие вычеты.

Соблюдение требований SOX требует от публичных компаний раскрывать информацию о существенных недостатках в системе внутреннего контроля. Если мошенничество с расходами вскроет эти недостатки, это может вызвать публичное раскрытие информации, беспокойство аудиторов и даже повлиять на стоимость акций.

Отраслевые нормативы добавьте еще один слой. Компании, работающие в сфере здравоохранения, подвергаются тщательному контролю за соблюдением закона Старка. Государственные подрядчики должны соответствовать требованиям FAR. Компании, предоставляющие финансовые услуги, имеют особые обязательства по аудиторским следам.

Фальшивые квитанции усложняют соблюдение всех этих требований, поскольку они создают фальшивые записи, проходящие через множество систем.

Риски разоблачения возрастает, когда сотрудники знают о мошенничестве. Если кто-то сообщает о мошенничестве с расходами в регулирующие органы, а компания не может доказать, что у нее были разумные средства контроля, реакция регулирующих органов становится более жесткой.

Защита от разоблачителей означает, что сотрудники могут сообщать о нарушениях, не опасаясь преследований.

Международные операции сталкиваются с дополнительными сложностями. В разных странах действуют разные стандарты документирования расходов и предотвращения мошенничества. Схема с поддельными квитанциями, охватывающая несколько юрисдикций, может вызвать расследования в нескольких странах одновременно.

Не стоит забывать и о репутационном риске. Новости о систематическом мошенничестве с расходами получают широкое освещение, поскольку вызывают вопросы о том, что еще может быть не так. Клиенты недоумевают. Партнеры нервничают. Рекрутеры колеблются.

Как предприятиям выявить фальшивые квитанции

Переход от ручных выборочных проверок к систематическому обнаружению требует правильных технологий и процессов.

Проверка квитанции искусственного интеллекта выходит далеко за рамки OCR. Она анализирует всю структуру документа, метаданные и визуальные несоответствия. Они сравнивают с известными шаблонами для тысяч торговых компаний и отмечают аномалии, которые никогда бы не заметил человек.

Со временем эти системы становятся умнее, отходя от статичных правил, которые мошенники могут научиться обходить.

Автоматизированные рабочие процессы проверки интегрируются с существующими системами управления расходами, отмечая подозрительные квитанции перед утверждением. Финансовые отделы проверяют только те пункты, которые требуют человеческой оценки, а все остальное проходит автоматически.

В отличие от ручной проверки, система проверки может ежедневно анализировать тысячи квитанций с неизменной точностью. 

Проверка перекрестных ссылок проверяет квитанции по внешним источникам данных. Была ли транзакция на самом деле? Соответствует ли сумма тому, что обработал торговец? Соответствует ли временная метка данным о местоположении? Эти проверки позволяют выявить мошенничество, которое идеально выглядит на бумаге, но не соответствует реальности.

Анализ паттернов Выявляет подозрительное поведение в течение долгого времени, обнаруживая закономерности, которые незаметны при просмотре отдельных квитанций, но очевидны при изучении совокупных данных.

Оповещения в режиме реального времени уведомлять финансовые отделы о поступлении квитанций с высокой степенью риска. Эти оповещения позволяют командам провести расследование, пока все детали еще свежи.

Главное - сделать обнаружение автоматическим и непрерывным, а не ручным и периодическим. Периодические проверки рано или поздно выявляют мошенничество, но постоянный мониторинг предотвращает его появление.

Преимущества автоматизированной проверки квитанций

Автоматизация переводит предотвращение мошенничества из разряда реактивных в разряд проактивных. Вместо того чтобы обнаруживать мошенничество в ходе ежегодных аудиторских проверок, вы предотвращаете выплату средств с самого начала.

Возмещение затрат немедленно и существенно. Организации, внедряющие автоматизированную проверку, обычно обнаруживают, что теряли больше средств из-за мошенничества с расходами, чем предполагали.

Эффективность процесса улучшается по всем направлениям. Финансовые команды тратят меньше времени на рутинную проверку квитанций и больше времени на стратегическую деятельность. Утверждение законных расходов происходит быстрее, поскольку подозрительные расходы автоматически отмечаются. Сотрудники быстрее получают компенсацию.

Аудиторское доверие увеличивается, когда вы можете продемонстрировать систематический контроль за мошенничеством. Внешние аудиторы тратят меньше времени на проверку расходов. Внутренний аудит может сосредоточиться на областях с повышенным риском. Проверки регулирующих органов проходят гладко, потому что у вас есть документация по контрольной среде.

Сдерживающий эффект не следует недооценивать. Когда сотрудники знают, что проверка чеков автоматизирована и сложна, предполагаемый риск быть пойманным резко возрастает. Устраните эту возможность, и вы устраните мошенничество.

Качество данных улучшается, когда отфильтровываются поддельные квитанции. Аналитика ваших расходов реально отражает действительность, и вы можете принимать более взвешенные решения о политике расходования средств, отношениях с поставщиками и распределении бюджета.

Масштабируемость означает, что ваши средства борьбы с мошенничеством растут по мере роста организации. Добавление 1000 сотрудников не требует пропорционального увеличения штата сотрудников по выявлению мошенничества. Система автоматически справляется с возросшим объемом.

Как TruthScan решает проблему проверки квитанций в масштабах предприятия

TruthScan был создан специально для масштабного решения проблемы поддельных квитанций, причем не в качестве дополнения к системе управления расходами, а как специально разработанный детектор поддельных квитанций.

Платформа анализирует каждую квитанцию, проходя несколько уровней проверки. 

• Визуальный анализ проверяет наличие артефактов манипуляции. 
• Изучение метаданных позволяет узнать, как были созданы документы. 
• Проверка формата сравнивается с подлинными шаблонами тысяч продавцов.
• Распознавание образов позволяет выявить подозрительное поведение во всех отправлениях.

TruthScan подключается к существующим платформам управления расходами через стандартные API, автоматически проверяя квитанции и возвращая результаты в режиме реального времени без изменения рабочих процессов.

Созданная с учетом корпоративных требований, она обрабатывает большие объемы данных без задержек, обеспечивает аудиторские записи, масштабируется и адаптируется к требованиям различных организаций и регионов.

Оповещения о мошенничестве с возмещением расходов уведомляют нужных людей в нужное время, немедленно выводя подозрительные квитанции на соответствующий уровень проверки на основе факторов риска и пороговых сумм.

Самое главное - TruthScan развивается по мере эволюции методов мошенничества. Платформа учится на основе новых моделей мошенничества по всей своей клиентской базе.

Поговорите с TruthScan о безопасном управлении расходами

Мошенничество с расходами через поддельные квитанции - проблема решаемая. 

Необходимо осознать, что ручные средства контроля, созданные для другой эпохи, не смогут выявить мошенничество с помощью современных инструментов. Ваша финансовая команда - опытный специалист, но она не в состоянии вручную проверять подлинность тысяч цифровых документов ежемесячно.

TruthScan обеспечивает проверку чеков с помощью искусственного интеллекта корпоративного уровня, которая работает в масштабе и со скоростью, необходимыми вашей организации.

Мы помогаем финансовым директорам и руководителям финансовых служб внедрять средства контроля, которые действительно работают против современных методов мошенничества.

Если ваша организация обрабатывает большие объемы расходов и полагается в основном на ручную проверку, вы можете стать жертвой мошенничества, даже не подозревая об этом.

Свяжитесь с нами, чтобы запланировать разговор о том, как внедрить в процесс управления расходами сложную систему обнаружения мошенничества, потому что стоимость поддельных квитанций слишком высока, чтобы полагаться на средства контроля пятилетней давности.